전자세금계산서를 제때 발행하는 것만큼이나 중요한 것이 바로 ‘받은 증빙(매입 자료)’을 챙기는 것입니다. 부가가치세는 [매출세액 – 매입세액]으로 계산되기 때문에, 아무리 장사가 안 돼도 매입 자료를 챙기지 못하면 세금 폭탄을 맞을 수밖에 없습니다.
많은 사장님이 “세무사 사무실에 맡겼으니 알아서 해주겠지”라고 생각하지만, 배달 앱 매출이나 종이 영수증, 차량 관련 비용 등은 사장님이 직접 챙겨주지 않으면 세무사도 알 방법이 없습니다. 누락된 자료는 곧 사장님의 손해로 직결됩니다.
오늘은 부가가치세 신고 기간(1월/7월)이 다가올 때, 사장님이 책상 위에 딱 준비해둬야 할 필수 서류 리스트와 공제 불가능한 항목을 명확한 기준(Fact)에 의거해 정리해 드립니다. 이 글을 인쇄해 두시고 신고 때마다 체크리스트로 활용하시기 바랍니다.
1. 일반과세자와 간이과세자의 서류 준비 차이점
가장 먼저 본인의 사업자 유형에 따라 준비해야 할 서류의 비중이 달라집니다. 일반과세자는 매출세액(10%)에서 매입세액(10%)을 전액 공제받는 구조이므로, 매입 증빙(세금계산서, 현금영수증 등)을 하나라도 더 챙기는 것이 절세의 핵심입니다. 반면, 간이과세자는 업종별 부가가치율(15~40%)을 적용받고 매입세액의 0.5%만 공제받기 때문에, 매입 자료의 절세 효과가 일반과세자보다는 적습니다.
하지만 간이과세자라 하더라도 연 매출 4,800만 원 이상이 되면 세금계산서 발급 의무가 생기며, 추후 일반과세자로 전환될 가능성을 대비해 모든 증빙을 챙기는 습관을 들여야 합니다. 특히 2024년 7월 이후 간이과세 기준이 1억 400만 원으로 상향되면서, 간이과세자라도 세금계산서 수취 여부에 따라 납부 세액 차이가 커지고 있습니다. 따라서 유형과 관계없이 ‘적격 증빙(세금계산서, 신용카드 영수증, 현금영수증)’ 3종 세트는 반드시 보관해야 합니다.
2. 매출 자료 준비: “숨은 매출을 찾아라”
국세청 홈택스에 자동으로 뜨는 전자세금계산서나 현금영수증 매출은 걱정할 필요가 없습니다. 문제는 ‘연동되지 않는 매출’입니다. 이를 누락하면 매출 과소 신고로 간주되어, 본세는 물론 무신고 가산세(20%)와 납부지연 가산세까지 물게 됩니다.
가장 주의해야 할 것은 배달 플랫폼(배달의민족, 쿠팡이츠, 요기요) 매출입니다. 이들은 국세청에 자동으로 연동되지 않는 경우가 많습니다. 반드시 각 ‘사장님 사이트’에 접속하여 [부가세 신고 자료] 메뉴에서 ‘신용카드 / 현금영수증 / 기타(만나서 결제 등)’로 구분된 엑셀 파일을 다운로드해야 합니다. 또한, 스마트스토어나 쿠팡 같은 오픈마켓 매출도 각 판매자 센터의 정산 관리 메뉴에서 월별 매출 내역을 별도로 추출해야 합니다. 마지막으로, 매장에서 사용하는 신용카드 단말기(POS)의 매출 집계표도 카드사별 승인 내역과 일치하는지 교차 검증이 필요합니다.
3. 매입 자료 준비: 적격 증빙의 요건
돈을 썼다고 해서 모두 비용으로 인정받는 것은 아닙니다. 세법에서 인정하는 ‘적격 증빙’을 갖춰야만 매입세액 공제가 가능합니다. 적격 증빙이란 세금계산서, 계산서(면세), 신용카드 매출전표, 지출증빙용 현금영수증을 말합니다.
특히 종이세금계산서는 홈택스 전산에 없으므로, 실물을 반드시 챙겨서 세무 대리인에게 전달하거나 홈택스에 직접 입력해야 합니다. 간혹 거래처에서 간이영수증(문방구 영수증)을 주는 경우가 있는데, 이는 적격 증빙이 아니므로 부가세 공제가 불가능합니다. (단, 3만 원 이하 소액은 종합소득세 비용 처리는 가능). 또한, 사업용 신용카드를 홈택스에 미리 등록해 두지 않았다면, 카드사 홈페이지에서 6개월 치 이용 내역 엑셀 파일을 다운로드하여 건별로 공제 여부를 체크해야 하는 번거로움이 발생하므로 ‘홈택스 사업용 신용카드 등록’은 필수입니다.
4. 매입세액 ‘불공제’ 항목 (가장 많이 하는 실수)
사업과 관련해 돈을 썼고 적격 증빙(카드 영수증)까지 받았더라도, 세법상 매입세액 공제를 해주지 않는 항목들이 있습니다. 이를 공제 항목에 넣었다가는 추후 가산세 대상이 됩니다.
첫째, 접대비입니다. 거래처와 식사하거나 선물을 산 비용은 부가세 공제가 안 됩니다. 둘째, 비영업용 소형 승용차 관련 비용입니다. 1,000cc 초과 승용차(소나타, 그랜저, 벤츠 등)의 주유비, 수리비는 공제되지 않습니다. (단, 경차나 9인승 이상 카니발, 트럭은 공제 가능). 셋째, 사업 무관 지출입니다. 마트에서 산 가사용품, 병원비, 미용실 비용 등은 당연히 불공제입니다. 넷째, 면세 사업자로부터 받은 계산서는 부가세가 없으므로 공제받을 세액도 없습니다. (예: 쌀, 고기, 야채 등 식자재 구입비는 ‘의제매입세액공제’라는 별도 제도로 처리).
5. 공과금 및 임차료 세금계산서 챙기기
가게를 운영하며 매달 나가는 고정비 중 전기요금, 가스요금, 통신비, 월세 등은 금액이 크기 때문에 부가세 공제 효과가 매우 큽니다. 하지만 의외로 많은 사장님이 이를 놓칩니다.
전기요금과 가스요금, 인터넷 요금은 반드시 해당 사업자(한전, 도시가스 등) 고객센터에 전화하여 ‘사업자 명의’로 변경하고 전자세금계산서 발행을 요청해야 합니다. 명의가 집주인이나 개인 이름으로 되어 있다면 공제받을 수 없습니다. 월세(임차료)의 경우도 마찬가지입니다. 건물주가 일반과세자라면 반드시 세금계산서를 받아야 합니다. 만약 건물주가 간이과세자이거나 세금계산서 발행을 거부한다면, 송금 내역을 근거로 종합소득세 비용 처리라도 받아야 하지만, 부가세 공제는 불가능하다는 점을 인지해야 합니다.
6. 가산세 예방을 위한 최종 점검 (크로스 체크)
신고 버튼을 누르기 전, 마지막으로 ‘중복 공제’와 ‘과다 공제’ 여부를 확인해야 합니다. 가장 흔한 실수는 ‘세금계산서도 받고 카드 결제도 한 경우’입니다.
거래처에 외상값을 카드로 갚거나, 시스템상 세금계산서가 자동 발행된 후 카드로 결제하는 경우, 국세청 전산에는 두 번의 매입이 잡힙니다. 이 중 하나만 신고해야 하는데, 둘 다 공제받으면 이중 공제로 가산세를 물게 됩니다. 또한, 폐업한 사업자와 거래했거나, 간이과세자에게 받은 세금계산서가 없는지도 확인해야 합니다. 홈택스의 [사업자 상태 조회] 메뉴를 통해 거래 상대방이 정상 사업자인지, 휴/폐업자인지 확인하는 절차가 필요합니다. 부가세 신고는 ‘환급’을 많이 받는 것보다 ‘정확하게’ 신고하여 사후 검증(세무조사)을 피하는 것이 최선입니다.
부가가치세 신고 전 필수 체크리스트 10
- [ ] 홈택스 사업용 신용카드 등록 여부 확인 (미등록 시 카드사 엑셀 다운로드 필요)
- [ ] 배달의민족, 쿠팡이츠, 요기요 각 사장님 사이트에서 부가세 신고용 매출 내역 추출
- [ ] 스마트스토어, 쿠팡 등 온라인 쇼핑몰 정산 내역(매출) 다운로드
- [ ] 종이세금계산서/종이계산서 실물 수취 및 보관 여부 확인
- [ ] 신용카드 단말기(POS) 매출 집계표와 국세청 자료 대조
- [ ] 전기/가스/통신비 고지서에 사업자번호가 찍혀 있는지(세금계산서 발행 여부) 확인
- [ ] 차량 유지비 구분: 1,000cc 초과 승용차 관련 비용은 불공제 처리 했는가?
- [ ] 접대비 구분: 거래처 선물, 식대 등을 매입세액에서 제외했는가?
- [ ] 중복 공제 확인: 세금계산서와 카드 결제가 중복된 건은 하나만 반영했는가?
- [ ] 현금 매출 반영: 건별 현금 매출(영수증 미발행분)을 누락하지 않고 포함했는가?
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 사업용 카드로 안 쓰고 제 개인 카드로 긁은 것도 공제되나요?
A. 네, 가능합니다. 단, 홈택스에 등록되지 않은 카드라면 카드사 홈페이지에서 이용 내역을 엑셀로 다운받아 세무 대리인에게 주거나 직접 입력해야 합니다. 사업과 관련된 지출임이 입증되어야 합니다.
Q2. 직원들 밥 사준 거(식대)는 공제되나요?
A. 네, 직원의 복리후생비는 전액 공제 가능합니다. 단, 사장님 본인의 식대는 원칙적으로 불공제(가사 경비)입니다.
Q3. 간이과세자에게 받은 카드 영수증도 공제되나요?
A. 2021년 7월 이후 세법 개정으로, ‘세금계산서 발급 의무가 있는 간이과세자(직전 연도 4,800만 원 이상)’에게 받은 카드 영수증은 공제 가능합니다. 하지만 4,800만 원 미만인 영세 간이과세자에게 받은 것은 공제되지 않습니다.
Q4. 실수로 신고 기간을 놓쳤어요. 어떻게 하나요?
A. 법정 신고 기한(1월 25일/7월 25일)이 지났더라도, 최대한 빨리 ‘기한 후 신고’를 해야 합니다. 1개월 이내에 하면 무신고 가산세의 50%를 감면받을 수 있습니다.
Q5. 매출보다 매입이 많아서 환급받을 돈이 있는데 언제 들어오나요?
A. 일반 환급의 경우 신고 기한 종료 후 30일 이내에 입금됩니다. (조기 환급 신청 시 15일 이내)
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